Gizlilik Politikası
Ofisyon web sitesi, lisans servisleri, indirme kanalları, destek süreçleri ve masaüstü uygulama kullanımında kişisel verilerin nasıl ele alındığını açıklar.
1. Politikanın kapsamı
Bu Gizlilik Politikası; ofisyon.com.tr alan adı, ürün tanıtım sayfaları, fiyatlandırma ve indirme sayfaları, iletişim formları, lisans/deneme doğrulama servisleri, yönetim paneli, destek süreçleri, Microsoft Store yönlendirmeleri ve Ofisyon E-Tebligat masaüstü uygulaması ile bağlantılı veri işleme faaliyetleri için geçerlidir.
Bu politika, Ofisyon dışındaki resmi kurum portallarının, üçüncü taraf web sitelerinin veya kullanıcı tarafından kurulan eklenti, tarayıcı, uzak bağlantı, yedekleme ve güvenlik yazılımlarının veri işleme faaliyetlerini kapsamaz. Bu hizmetlerde ilgili üçüncü tarafın kendi gizlilik şartları geçerlidir.
2. Veri sorumlusu ve iletişim
Ofisyon hizmetleri kapsamında veri sorumlusu, Ofisyon markası altında hizmet sunan ürün sahibidir. Gizlilik, KVKK, lisans veya destek talepleriniz için ofisyontr@gmail.com adresinden iletişime geçebilirsiniz.
Şirketleşme, ticari unvan, adres veya yasal temsilci bilgilerinde değişiklik olması halinde bu sayfa güncellenir. Kullanıcı, en güncel metne web sitesi üzerinden erişebilir.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Örnek veri | Kaynak |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad soyad, e-posta, telefon, firma/unvan, mesaj içeriği | İletişim, destek ve satış formları |
| Müşteri ve lisans bilgisi | Lisans anahtarı, ürün paketi, abonelik başlangıç/bitiş tarihi, lisans durumu, müşteri notları | Lisans oluşturma, yenileme ve destek kayıtları |
| Teknik kullanım bilgisi | Uygulama sürümü, cihaz kimliği özeti, işletim sistemi, aktivasyon zamanı, izin verilen ofis modu, fiili kullanım modu, hata kayıtları | Masaüstü uygulama ve lisans doğrulama servisleri |
| Program içi bildirim ve destek | Sorun bildirimi, destek cevabı, yönetici mesajı, lisans uzatma/yenileme bildirimi ve okundu/tamamlandı bilgisi | Masaüstü uygulama, lisans paneli ve destek süreçleri |
| Ofis içi yerel işlem logları | Ana/personel bilgisayar modu, yerel ağ bağlantı durumu, işlem yapan bilgisayar, sorgu/indirme/onay gibi işlem özetleri | Ana bilgisayarda çalışan ofis içi çok kullanıcılı mod |
| Güvenlik ve işlem kayıtları | IP adresi, kullanıcı aracısı, indirme denemesi, işlem zamanı, kötüye kullanım sinyalleri | Web sunucusu, indirme sistemi, lisans ve güvenlik servisleri |
| Analitik tercihleri | Çerez onayı, anonimleştirilmiş ziyaret istatistikleri, sayfa görüntüleme ve buton tıklama verileri | Çerez tercih paneli, birinci taraf site ölçümü ve analitik araçları |
| Destek içerikleri | Kullanıcının kendi isteğiyle paylaştığı ekran görüntüsü, hata kaydı, açıklama veya dosya | WhatsApp, e-posta, uzaktan destek ve manuel paylaşım |
4. Ofisyon sunucularında tutulmayan veriler
Uygulama içindeki mükellef portal şifreleri, SGK şifreleri, vergi dairesi kullanıcı kodları, mükellef listeleri, e-tebligat içerikleri, yoklama ve denetim kayıtları, indirilen PDF belgeler, tahakkuk, beyanname ve benzeri resmi evraklar varsayılan kullanımda Ofisyon sunucularına gönderilmez.
Kullanıcı destek amacıyla ekran görüntüsü, log, dosya veya bağlantı bilgisi paylaşırsa bu bilgiler yalnızca destek talebinin incelenmesi, hatanın giderilmesi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için değerlendirilir. Kullanıcıların hassas belge ve şifreleri destek kanallarında paylaşmadan önce maskelemesi veya kaldırması önerilir.
Ofis içi çok kullanıcılı kullanımda ana bilgisayar, personel bilgisayarlarının yaptığı sorgulama, görüntüleme, indirme, onay ve benzeri işlemler için yerel işlem logu tutabilir. Bu kayıtlar kötüye kullanımın önlenmesi, ofis içi yetki denetimi ve işlem geçmişinin ispatı için tasarlanmıştır; varsayılan olarak Ofisyon sunucularına aktarılmaz.
5. Kişisel verilerin işlenme amaçları
- İletişim taleplerini almak, satış görüşmesi yapmak, teklif sunmak ve müşteri ilişkisini yürütmek.
- Lisans oluşturmak, deneme süresini başlatmak, aktivasyonu doğrulamak ve lisans ihlallerini önlemek.
- Lisansın tek bilgisayar, ana bilgisayar veya personel bilgisayarı olarak doğru kapsamda kullanılmasını kontrol etmek.
- Kurulum, güncelleme, teknik destek, hata analizi ve müşteri memnuniyeti süreçlerini yürütmek.
- Program içi sorun bildirimlerine cevap vermek, gerektiğinde kullanıcıya uygulama içi mesaj göstermek.
- Kurulum dosyalarını güvenli şekilde sunmak, indirme trafiğini kötüye kullanıma karşı sınırlamak.
- Ürün performansını, güvenliğini ve kullanıcı deneyimini ölçmek ve geliştirmek.
- Faturalama, tahsilat, muhasebe, abonelik, yenileme ve kampanya operasyonlarını yönetmek.
- Hukuki talepleri, itirazları, yetkili kurum başvurularını ve uyuşmazlık süreçlerini karşılamak.
E-Arşiv Toplu PDF Chrome eklentisi
E-Arşiv Toplu PDF Chrome eklentisinin tek amacı, kullanıcının Ofisyon web uygulamasında başlattığı GİB E-Arşiv fatura sorgulama, önizleme, PDF oluşturma ve XML indirme işlemlerini kullanıcının kendi Chrome tarayıcısı içinde gerçekleştirmektir. Eklenti yalnızca ofisyon.com.tr ve earsivportal.efatura.gov.tr alan adlarında çalışır ve uzaktan kod indirip çalıştırmaz.
Kullanıcının açık tercihiyle GİB kullanıcı kodu ve parolası, mükellef adı/unvanı, VKN/TCKN, fatura liste bilgileri, sorgu tarih aralığı ve sorgu zamanı Chrome profilindeki chrome.storage.localalanında saklanabilir. Bu veriler Ofisyon sunucularına aktarılmaz. GİB kimlik bilgileri yalnızca kullanıcının başlattığı işlem sırasında HTTPS üzerinden GİB E-Arşiv Portalına gönderilir; fatura HTML/XML içeriği GİB'den doğrudan tarayıcıya alınır. PDF ve XML dosyaları kullanıcının kendi indirme klasörüne kaydedilir.
Uzantı güncellemesi veya yeniden kurulumu sonrasında mükellef listesini kurtarabilmek için web uygulaması, mükellef adı/unvanı ile kullanıcı kodunun şifresiz bir kopyasını yalnızca kullanıcının kendi tarayıcısındaki site yerel depolamasında tutabilir. Portal parolaları bu kurtarma kopyasına yazılmaz. Bu kayıt Ofisyon sunucusuna gönderilmez ve mükellef listesi silindiğinde yerel kurtarma kopyası da kaldırılır.
Ofisyon üyelik hesabı yalnızca uygulamaya giriş için Firebase Authentication üzerinde tutulur. E-Arşiv uygulaması Ofisyon sunucusuna mükellef adı, VKN/TCKN, GİB kullanıcı bilgisi, fatura içeriği, IP adresi, cihaz/kurulum kimliği, mükellef adedi veya kullanım telemetrisi göndermez ve app_users kaydı oluşturmaz. Yetkili yönetim panelinde yalnız Firebase üyeliğinde kullanılan giriş adı, üyelik tarihi, son giriş tarihi ve hesap durumu gösterilir. GİB ve mükellef verileri bu listeye aktarılmaz.
Kullanıcı, uygulamadaki yerel arşivi temizleme kontrolleriyle fatura listesini ve sorgu geçmişini silebilir; mükellef kaydını silmek o mükellefe ait yerel fatura listesini de kaldırır. Eklentinin kaldırılması Chrome'un eklentiye ayırdığı yerel depolama alanını kaldırır. İndirilen dosyaların silinmesi kullanıcının kendi dosya sistemi kontrolleriyle yapılır.
Chrome Web Store Kullanıcı Verileri Politikası kapsamındaki veriler yalnızca eklentinin açıklanan tek amacını sunmak ve güvenliğini sağlamak için kullanılır. Veriler reklam, yeniden hedefleme, kredi değerliliği, satış veya ilgisiz analiz amacıyla kullanılmaz; satılmaz ve üçüncü kişilere aktarılmaz. Kullanıcının açıkça başlattığı GİB işlemi ve hukuki zorunluluklar dışında insan erişimine açılmaz. Bu kullanım Chrome Web Store Limited Use şartlarına uygundur.
6. Çerezler, yerel depolama ve analitik
Web sitesinde zorunlu teknik çerezler, oturum depolama ve yerel depolama kayıtları; sitenin düzgün çalışması, çerez tercihinizin hatırlanması, aktif oturum/sayfa/tıklama ölçümü ve indirme güvenliği için kullanılabilir. Bu ölçümde form alanı içeriği, mükellef verisi veya açık IP adresi tutulmaz. Google Analytics gibi üçüncü taraf analitik çerezler yalnızca kullanıcı kabul ettiğinde etkinleşir. Ayrıntılı çerez kategorileri, sağlayıcılar, saklama süreleri ve kontrol yöntemleri için Çerez Politikası sayfası geçerlidir.
7. Üçüncü taraf hizmetler ve aktarım
Web sitesi, lisans ve indirme servisleri Firebase/Google Cloud altyapısı üzerinde çalışabilir. Analitik tercih verilirse Google Analytics kullanılabilir. Microsoft Store indirme butonu kullanıcıyı Microsoft altyapısına yönlendirir. Kullanıcı, resmi kurum işlemleri için Dijital Vergi Dairesi, SGK, WhatsApp Web veya benzeri üçüncü taraf sistemlere geçtiğinde ilgili platformların kendi veri işleme şartları geçerlidir.
Kişisel veriler; hizmet altyapısının sağlanması, teknik destek, hukuki yükümlülükler, ödeme ve faturalama işlemleri, yetkili kurum talepleri veya açık rıza gerektiren durumlar dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Yurt dışı aktarım doğabilecek altyapı kullanımlarında KVKK ve ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınır.
8. Hukuki sebepler
Kişisel veriler; sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat, kanunlarda açıkça öngörülme ve gerekli hallerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
9. Saklama süresi
İletişim talepleri satış/destek ilişkisi ve makul takip süresi boyunca; lisans ve abonelik kayıtları sözleşme ilişkisi, faturalama, yenileme, güvenlik ve uyuşmazlık gerektirdiği sürece; teknik güvenlik logları makul güvenlik denetimi süresi boyunca saklanır. Saklama amacı ortadan kalktığında veriler silinir, anonimleştirilir veya mevzuata uygun şekilde arşivlenir.
10. Güvenlik tedbirleri
- Lisans doğrulama ve indirme servislerinde erişim kontrolü, hız sınırlama ve kötüye kullanım izleme uygulanır.
- Uygulama verileri varsayılan olarak kullanıcının kendi bilgisayarında saklanır; bu nedenle cihaz, Windows oturumu ve yedek güvenliği kullanıcının sorumluluğundadır.
- Destek amacıyla paylaşılan dosyalara erişim yalnızca ihtiyacı olan kişilerle sınırlandırılır.
- Yetkisiz erişim, veri kaybı veya güvenlik olayı şüphesinde gerekli inceleme ve bildirim süreçleri yürütülür.
11. Kullanıcı kontrolleri
Kullanıcı; tarayıcı ayarlarından çerezleri silebilir, sitedeki çerez tercihlerini değiştirebilir, destek kanallarında gereksiz veri paylaşmamayı seçebilir, uygulama içindeki yerel verileri kendi cihazından yedekleyebilir veya silebilir. Lisans, iletişim ve destek kayıtları için düzeltme, silme veya bilgi talebi ofisyontr@gmail.com adresine iletilebilir.
12. Çocuklara yönelik kullanım
Ofisyon ürünleri mesleki ve ticari kullanım için tasarlanmıştır. Çocuklara yönelik hizmet sunulmaz ve bilerek çocuklardan kişisel veri toplanmaz.
13. Değişiklikler
Bu politika; mevzuat, altyapı, ürün kapsamı, lisans modeli veya destek süreçlerindeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin web sitesinde yayımlandığı anda geçerli olur. Önemli değişikliklerde uygun kanallardan bilgilendirme yapılabilir.
Son güncelleme: 10 Temmuz 2026